Sin duda alguna un tema que agobia hoy en día a los empresarios es la falta de tiempo. Aunque puede ser cierto que son muchas las actividades que debemos realizar diariamente, creo que también puede que en ocasiones estemos fallando en cuanto a organización, priorización y manejo del tiempo. Son muchas las acciones que podemos emprender para lograr que nuestro día se organice de mejor manera y que logremos aprovechar al máximo el tiempo. En esta publicación y las próximas voy a compartir con mis lectores algunos consejos que pueden ayudar a que mejoremos la organización de nuestro día.
Correo Electrónico en ciertas horas
El correo electrónico es una herramienta muy útil que nos ayuda a enviar mensajes rápidamente. Sin embargo a veces esta herramienta se ha vuelto un problema, por la cantidad de mensajes que recibimos al día, muchos de los cuales ni siquiera son vitales para nuestro oficio. Además muchas veces al recibirlos y leerlos nos desconcentran de lo que nos encontrábamos realizando. Por esta razón he aprendido que es mejor revisar nuestro correo electrónico en ciertos horarios.
Yo lo reviso apenas me siento en el computador en la mañana, a la media mañana, antes de salir a almorzar y luego en la tarde hacia las 3 de la tarde y finalmente antes de salir de la oficina. Lo bueno de esto es que en los horarios en los que me encuentro revisando el correo, solo estoy enfocada en eso, por lo cual me rinde su gestión. Seguramente te preguntarás que pasa con los correos que son urgentes. Con el tiempo he aprendido que cuando son urgentes y no respondo en poco tiempo las personas llaman y con mucha rapidez solucionamos el tema que haya que solucionar.
Reuniones Efectivas
Otro tema que es útil pero que también se puede convertir en un problema, son las reuniones. Creo que en cuanto a este tema se debe crear una cultura organizacional que busque tres temas primordialmente. El primero es tan solo realizar reuniones cuando en realidad sea necesario, es decir no llenar nuestras agendas con reuniones de temas que puedan ser avanzados de otra manera, como por ejemplo con tareas a las diferentes personas. El segundo es que cuando nos reunamos, definamos el tema a tratar y tan solo nos enfoquemos en este. Muchas veces perdemos tiempo valioso de las reuniones en otros temas, lo cual no debería pasar. Finalmente, las personas deben aprender a ser puntuales. No deberíamos perder más de 10 minutos esperando a los integrantes de las reuniones. Si faltan personas la reunión igual debe empezar y en caso de que no aparezca alguien que es vital la reunión debe cancelarse y no quedarnos esperando a que aparezca. Sin embargo creo que todos debemos aprender a cancelar reuniones en caso en que no podamos asistir, pues es respetuoso con las demás personas.
En mi próxima publicación seguiré compartiendo otros consejos para mejorar la organización de nuestro tiempo, diariamente. Espérelo próximamente.
Imagen tomada de Flickr.com
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